5 lợi ích của in ấn đám mây đối với doanh nghiệp

Giải pháp in ấn dựa trên nền tảng đám mây giúp cho người dùng văn phòng có thể làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn, in ấn nhanh chóng bất cứ khi nào họ muốn, từ bất cứ nơi đâu.

Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây để phục vụ cho nhu cầu công việc hàng ngày, từ hợp tác trực tuyến cho đến quy hoạch nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning). Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng ngày nay đều có xu hướng tương tác với các dịch vụ đám mây thông qua điện thoại thông minh và các thiết bị kết nối khác, thường xuyên hơn là sử dụng máy tính để bàn. Mô hình đám mây là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay và điều đó cũng không ngoại lệ khi nói đến in ấn.

Đa số máy in đời mới hiện nay đều trang bị kết nối mạng (không dây hay có dây, hoặc cả hai) và phần lớn máy in có trang bị cổng mạng đều có chức năng kết nối web. Nói một cách dễ hiểu, máy in kết nối mạng ngày nay thường là máy in hoạt động trên nền tảng đám mây, có thể đồng bộ với máy tính hoặc thiết bị di động thông qua kết nối Internet.

Một trong những mô hình in ấn đám mây được nhiều người dùng lựa chọn hiện nay là Google Cloud Print, cho phép gửi và in tập tin từ bất kỳ nơi đâu thông qua dịch vụ web hay ứng dụng trên thiết bị di động. Dưới đây là 5 lợi ích mà máy in kết nối mạng mang lại cho người dùng doanh nghiệp.

1. Tiện lợi

Điều đầu tiên mà bạn có thể thấy khi thiết lập một máy in kết nối với dịch vụ Google Cloud Print, hoặc dịch vụ đám mây được cung cấp bởi hãng sản xuất máy in, chính là không cần cài đặt trình điều khiển (driver) và các bước cấu hình phức tạp. Khi vừa khui thùng một máy in có dán mác “Cloud-Ready”, bạn có thể sử dụng ngay bằng nhiều dịch vụ đi kèm thông qua các ứng dụng Android và iOS để in trực tiếp từ smartphone hoặc tablet. Máy in kết nối mạng cũng không cần thiết phải được cập nhật driver và firmware thủ công mà có thể thực hiện hoàn toàn tự động, không cần sự can thiệp của người dùng.

Google Cloud Print là một dịch vụ in ấn đám mây tiện lợi

Tất cả tập tin mà bạn cần in sẽ được gửi qua web thông qua dịch vụ in ấn đám mây, do đó máy tính của bạn thậm chí không cần kết nối trực tiếp với máy in bằng dây cáp hay bằng các chuẩn kết nối không dây như Wi-Fi, NFC. Tất cả những gì bạn cần làm là kết nối máy tính hoặc thiết bị di động vào mạng Internet, đăng nhập vào tài khoản dịch vụ in ấn đám mây và bắt đầu in.

Điều này cũng tạo điều kiện cho nhu cầu chia sẻ khả năng in ấn tài liệu và nội dung thuận tiện hơn. Hầu hết dịch vụ in ấn đám mây hiện nay đều cho phép bạn “chia sẻ” quyền truy xuất vào máy in kết nối đám mây với người khác, giống như chia sẻ tài liệu trực tuyến cho họ. Vì vậy, nếu đồng nghiệp hoặc khách hàng đang ở một nơi khác và cần nhanh chóng in tài liệu đến máy in đặt trong văn phòng của bạn thì bạn có thể chia sẻ quyền truy cập máy in đám mây để họ có thể in từ smartphone, tablet hoặc laptop của họ ngay tức thì.

2. Truy xuất từ xa

Các dịch vụ in ấn đám mây cũng có thể đồng bộ với máy in kết nối mạng hiện có tại nhà hoặc văn phòng của bạn. Sau khi thiết bị được đồng bộ hóa với máy chủ đám mây, bạn có thể in từ bất kỳ nơi đâu thậm chí nếu máy in được đặt cách xa hàng trăm hàng nghìn cây số. Đây có thể được xem là một tiện ích rất lớn cho nhân viên văn phòng làm việc từ xa và những người có nhu cầu làm việc tại nhà.

Nếu bạn đang thực hiện trình chiếu tài liệu trong một cuộc họp trực tuyến thông qua dịch vụ hội nghị truyền hình và muốn mọi người tham gia hội nghị có được bản báo cáo của mình trong tay, bạn có thể gửi lệnh in bản báo cáo trực tiếp đến máy in trong phòng hội nghị của họ. Với mô hình in ấn đám mây, một nhân viên gửi lệnh in đến máy in đặt ngay bên cạnh bàn làm việc cũng không khác gì một người khác sử dụng máy in đó từ một tỉnh thành hay đất nước khác.

3. Hiệu quả về chi phí

Máy in kết nối mạng đám mây cũng là một giải pháp hiệu quả để quản lý tập trung và sắp xếp hoạt động in ấn của văn phòng, đặc biệt là cho mô hình khởi nghiệp startup hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thay vì phải thực hiện cài đặt và bảo trì từng máy in riêng biệt đang được kết nối vào mạng nội bộ văn phòng, doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động, bảo trì và mực in nếu cấu hình một hoặc hai máy in kết nối dịch vụ đám mây tới tất cả máy tính trong văn phòng.

So sánh mô hình in ấn đám mây và in ấn truyền thống

Tùy vào quy mô và kế hoạch tổ chức của doanh nghiệp, bạn vẫn có thể cần nhiều máy in kết nối đám mây. Tuy nhiên, máy in không dây có vẻ linh hoạt hơn trong việc bố trí so với máy in kết nối mạng có dây. Ngoài ra, hầu hết máy in đời mới hiện nay đều có tính năng tiết kiệm năng lượng, sẽ góp phần tiết kiệm chi phí hoạt động tốt hơn. Phần lớn máy in bây giờ đều trang bị chế độ tiết kiệm Econo-Mode giúp cắt giảm chi phí sử dụng điện năng tổng thể khi máy không hoạt động.

4. Bảo mật

Một trong những vấn đề được quan tâm đầu tiên của nhà quản trị CNTT khi xem xét việc chuyển sang sử dụng mô hình in ấn đám mây là bảo mật. Khi chia sẻ và gửi tập tin để in ấn qua đám mây, hầu hết mọi người dùng văn phòng đều ít quan tâm đến vấn đề bảo mật, đặc biệt là các thông tin nội bộ doanh nghiệp. Tất cả tài liệu cần in giờ đây đều được gửi qua Internet vốn là môi trường mạng công cộng, nên việc chia sẻ dữ liệu có tính riêng tư thông qua hệ thống mạng Internet là cực kỳ nguy hiểm vì thông tin có thể bị rò rỉ, mất cắp.

Để khắc phục vấn đề này, các dịch vụ in ấn đám mây đã chuyển sang sử dụng mô hình kết nối web HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure), giúp bảo mật tài liệu và tập tin bằng chuẩn mã hóa SSL (Secure Sockets Layer) từ thời điểm chúng được gửi đi cho tới thời điểm được in ra. Sau khi công việc được xử lý và hoàn tất, các tài liệu liên quan sẽ bị xóa khỏi máy chủ của dịch vụ in đám mây và hoàn toàn không lưu trữ trên đó.

5. Có thể thay đổi theo nhu cầu

Máy in kết nối mạng đám mây cho phép hoạt động in ấn của doanh nghiệp có thể mở rộng nhanh chóng khi quy mô hoạt động kinh doanh phát triển, phù hợp cho cả mô hình startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các tổ chức doanh nghiệp lớn. Khi quy mô hoạt động của doanh nghiệp tăng lên, cần thuê thêm nhân viên hoặc mở văn phòng mới, việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng in ấn dựa trên đám mây có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí trong thời gian dài.

Tuy nhiên, mô hình in ấn đám mây cũng có nhược điểm là khiến nhà quản trị CNTT cần phải thực hiện nhiều thao tác hơn khi có thêm nhân viên mới. Lúc đó, nhân viên IT phải thiết lập máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của người mới để kết nối với máy in đám mây, cấu hình thiết bị di động bằng phần mềm quản lý thiết bị di động MDM (Mobile Device Management) đồng thời đảm bảo rằng thiết bị di động cá nhân của người dùng phải an toàn, phù hợp với chính sách bảo mật của công ty.